Impulsando El Desarrollo

OFICINA VIRTUAL

Concepto

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina, es decir, un lugar donde se desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar servicios a los clientes en ámbitos administrativos, legales, jurídicos, etc.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen, dentro de sus Webs, servicios virtuales a sus clientes, proveedores y empleados, relativos a diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y en la prestación de servicios.

Muchas organizaciones sin ánimo de lucro involucran voluntarios en línea en sus proyectos confiando en ellos tareas como coordinar otros voluntarios en línea, organizar campañas o eventos, alimentar sitios de internet, colectar datos y crear manuales, entre otros1 .

Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costos de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos.

El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde otro país. Si este cliente quiere reducir los costos y no quiere arriesgar su capital con la creación de una empresa en otro país, eso podría ser una muy buena solución.

Ventajas y desventajas de las oficinas virtuales

A diferencia de una oficina tradicional, una La oficina virtual evita arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional, y así permite precios más competitivos o mayor rentabilidad.oficina virtual es un espacio de trabajo sin una ubicación física establecida. El avance de las comunicaciones, permite que agencias de publicidad, productoras, estudios profesionales, distribuidores y otros negocios puedan operar a través de herramientas colaborativas sin tener un lugar fijo.

Pero no todo es positivo. Analiza a continuación los pros y contras de la oficina virtual antes de decidir trabajar de esta forma:

Ventajas de la oficina virtual

Menor inversión de puesta en marcha. Si tu empresa está recién comenzando, la oficina virtual puede ser una buena opción. Permite no tener que arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional. También es una opción tentadora si estás pensando ampliar tu negocio en otras zonas geográficas.

Ahorro de dinero. Al realizar toda la operación en línea y no tener que invertir en el espacio físico, ahorrás dinero no sólo en la inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino en todos los costos de operación habitual: alquileres, servicios. Este ahorro se traduce en precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.

En todo momento y en todo lugar. Las actividades cotidianas pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con tener los equipos necesarios de comunicación que permitan contactarte con tus clientes: una PC con acceso a internet y un teléfono.

Horarios flexibles. Para muchas personas trabajar desde su casa o el lugar elegido es una ventaja porque se trabaja más cómodo y además hay flexibilidad horaria. Esto permite también atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad.

Reducción de tiempos y eventualidades. En algunos casos, aumenta la productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina física. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos o de tránsito.

Desventajas de la oficina virtual

*Dependencia de internet. La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión.

*No todos son capaces de "virtualizar". Por un lado, no todas las actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto. Por otro lado... ¡no todas las personas son capaces de trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere deorganización, automotivación y orientación a resultados.

*Dificultades de comunicación. Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente.

*Baja personalización. Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio.

*Dificultades para controlar y coordinar. La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

Ventajas de la Oficina Virtual

Contratar una Oficina Virtual tiene muchas ventajas, y una de las más importantes es el ahorro de costes que ello supone, tanto de seguridad social como de alquileres de oficinas físicas.

Una Oficina Virtual es la mejor forma de comenzar con tu negocio ahorrando dinero

En el mercado existen muchas modalidades, pero una de las más solicitadas es buscaroficinas virtuales con secretarias que estén disponibles en una sede física, no en su domicilio, para así dar una mejor calidad de atención telefónica y garantizar un buen servicio de tu secretaria online.

Las Ventajas de Contratar una Secretaria Online

Cuando un autonomo o pequeña empresa comienza con su negocio, uno de sus mayores dolores de cabeza son los costes de personal, al que no puede tener ocupado todo el día pero sí que lo necesita para atender llamadas o gestionar las facturas y la contabilidad.

Los servicios de Oficinas Virtuales ofrecen desde atención telefónica hasta gestión de agendas, realización de facturas, impresión y envío... y todas las labores de oficina necesarias para llevar una buena gestión en la empresa.

Si quieres dar una buena imagen a tus clientes, el servicio de secretarias online te puede ser de gran utilidad, ya que podrás dar un número fijo de contacto para la atención telefónica, enviarles las facturas a través del servicio de secretarias online y muchas más ventajas que no te podrías permitir si tuvieras que contratarlo todo por tu cuenta

Servicios se ofrecen en una oficina virtual

Existe una gama de servicios que se pueden ofrecer, desde los básicos con mayor demanda hasta algunos servicios especializados como estudios de mercado, tele-marketing y otros.

• Renta de espacios para oficinas de trabajo. Los tamaños van desde pequeñas de 10 metros cuadrados hasta oficinas grandes de 50 m2.

• Línea(s) telefónicas. Opcionalmente la oficina puede contar con una o dos líneas telefónicas exclusivas o compartidas con posibilidad de realizar llamadas internacionales.

• Secretaria. Realiza funciones para varios inquilinos como recepción de llamadas, toma de mensajes, envío y recepción de faxes, coordinación de mandados de mensajería, redacción de documentos, atención de visitantes, etc.

• Servicio de fax. Regularmente este servicio se ofrece compartido y centralizado en el área de recepción.

• Mensajería. Función realizada por un mensajero que atiende requerimientos de los distintos inquilinos.

• Sala de sesiones o salón para eventos. Estas salas suelen ser espacios compartidos que los arrendantes pueden utilizar previa solicitud y programación las veces que lo necesiten, obviamente con un costo adicional.

• Internet. Este es un servicio compartido que se puede ofrecerá a las oficinas que lo soliciten.

• Renta de equipo audiovisual como cañoneras, laptops, sistemas de audio, etc.

• Servicios de asistencia financiera como recepción de transferencias monetarias

• Servicios digitales: levantados de texto, fotocopias, escaneado y digitalización de documentos.

Funciones Principales de las Oficinas Virtuales

Si está comenzando su propio negocio y necesitan ahorrar dinero además de que quiere comenzar a probar e integrarse al mundo de la empresa antes de firmar un contrato de arrendamiento para espacio de oficina o conseguir una hipoteca para un edificio o bien si su su negocio se presta y operar en un entorno virtual son unas cuantas razones para hacer uso de una oficina virtual.

Algo que también le ayuda es saber si sus empleados están dispuestos a trabajar desde sus casas, coches u otros objetos en movimiento o simplemente considerar los beneficios de un ambiente de trabajo dentro de un espacio virtual.

Sean cuales sean sus razones, hay algunas cuestiones a las que tiene que hacer frente a la hora de establecer una oficina virtual como son la integración de equipos para oficina, entre muchas otras cosas más para así brindar el mejor servicio a sus clientes y que sus negocios salgan a la perfección.